Uusi sivu 1

HR-toimistotyön viimeinen vaihe on HR-palvelutiedostojen valmistelu siirrettäväksi organisaation arkistoon tai arkiston puuttuessa- myöhempään varastointiin henkilöstöpalveluun toimistotyönsä päätyttyä.

Tämä vaihe voidaan jakaa useisiin vaiheisiin:

• tapausten muodostaminen henkilöstöpalvelussa;
• henkilöstöpalveluasioiden arvon tutkiminen;
• tapausten rekisteröinti henkilöstöpalveluun;
• tiedostojen kuvaus ja tuhoaminen henkilöstöpalvelussa;
• tiedostojen turvallisuuden varmistaminen;
• tapausten siirto organisaation arkistoon.

Yllä olevat vaiheet toteutetaan paitsi henkilöstöpalvelussa myös muissa organisaation rakennejaostoissa Venäjän arkistointia ja arkistointia koskevien yleisten vaatimusten mukaisesti.

Tapausten muodostus henkilöstöpalvelussa

Tapausten muodostus on toteutettujen asiakirjojen ryhmittely tapauksiksi henkilöstöpalvelun tapausnimikkeistön mukaisesti.

Asiakirjat, jotka sisällöltään vastaavat asian otsikkoa, sijoitetaan asiakirjoihin, mutta asiakirjojen luonnosten ja kaksoiskopioiden sekä palautettavien asiakirjojen ryhmittely tapauksiin on kielletty.

Tapausten muodostus henkilöstöpalvelussa tapahtuu organisaation arkiston (jos sellainen on) ja organisaation arkistointipalvelun suorassa metodologisessa ohjauksessa.

HR-tapauksia luotaessa tulee huomioida seuraavat perusvaatimukset:

• pysyvän ja väliaikaisen säilytyksen asiakirjat on ryhmiteltävä erillisiin tiedostoihin;
• sisällyttää tiedostoon yksi kopio kustakin asiakirjasta;
• jokainen tiedostoon sijoitettu asiakirja on laadittava valtion standardien ja muiden määräysten vaatimusten mukaisesti;
• ryhmitellä saman kalenterivuoden asiakirjat tiedostoon; poikkeuksia ovat siirtymätiedostot ja henkilökohtaiset tiedostot, jotka muodostuvat tietyn henkilön koko työskentelyn ajan organisaatiossa;
• kotelossa saa olla enintään 250 arkkia, joiden paksuus on enintään 4 cm.

Asiakirjat tulee järjestää niin, että niiden sisältö kattaa johdonmukaisesti tietyt asiat. Tässä tapauksessa asiakirjat on järjestetty kronologiseen järjestykseen tai aakkosjärjestykseen tekijöiden tai kirjeenvaihtajien mukaan.

Asiakirjojen liitteet, riippumatta niiden hyväksymis- tai valmistelupäivästä, liitetään asiakirjoihin, joita ne koskevat. Yli 250 arkin liitteet muodostavat erillisen niteen, josta asiakirjaan tehdään huomautus.

Henkilöstöpalvelussa hallinnolliset asiakirjat on ryhmitelty tiedostoihin tyypin ja aikajärjestyksen mukaan liittyvien sovellusten kanssa.

Henkilöstöpalvelua koskevat määräykset, toimenkuvat, mikäli organisaation johtaja hyväksyy, on ryhmitelty itsenäisiin tapauksiin.

Ydintoimintojen tilaukset ryhmitellään erikseen henkilöstötilauksista.

HR-tilaukset ryhmitellään tiedostoihin vahvistettujen säilytysaikojen mukaisesti.

Suuren asiakirjavolyymin tapauksessa on suositeltavaa ryhmitellä organisaation toiminnan eri osa-alueisiin (vuokraus, irtisanominen ja muuttaminen, työmatkat, palkkiot jne.) liittyvät henkilöstömääräykset itsenäisiksi tapauksiksi.

Henkilökohtaisissa tiedostoissa olevat asiakirjat järjestetään kronologisessa järjestyksessä niiden saapuessa.

Työntekijöiden ja palkansaajien henkilökohtaiset tilit on ryhmitelty itsenäisiin tiedostoihin ja ne on järjestetty aakkosjärjestykseen sukunimen mukaan.

Kirjeenvaihto ryhmitellään pääsääntöisesti kalenterivuoden ajalle ja systematisoidaan kronologisessa järjestyksessä: vastausasiakirja sijoitetaan pyyntöasiakirjan perään.

Kun tiettyä asiaa koskevaa edellisenä vuonna alkanutta kirjeenvaihtoa jatketaan, asiakirjat sisällytetään kuluvan vuoden tiedostoon, jossa näkyy edellisen vuoden tiedostohakemisto.

HR-palvelutapausten arvon tutkiminen

Tiedostojen arvon tarkastelun tarkoituksena on määrittää oikein HR-palvelutiedostojen säilytysaika.

Tapausten arvon selvitys tehdään henkilöstöpalvelussa kahdessa vaiheessa:

1) laadittaessa tapausluetteloa henkilöstöpalvelussa ja tapausten muodostamisprosessissa;

2) valmisteltaessa tiedostoja toimitettaviksi organisaation arkistoon tai myöhemmin säilytettäväksi henkilöstöpalveluun.

Arvotutkimuksen tuloksena kaikki henkilöstöpalvelussa olevat tiedostot on jaettu kolmeen ryhmään: pysyvä säilytys, pitkäaikaissäilytys (yli 10 vuotta), väliaikainen säilytys (enintään 10 vuotta).

Metodista ja käytännön apua henkilöstöpalvelulle tapausten arvon selvitystyössä antavat arkistopalvelu, arkisto ja organisaation asiantuntijakomissio (EY), joka ohjaa yleistä tutkintaprosessia. tapausten arvo rakenteellisissa jaoissa.

Kun tapauksia valmistellaan toimitettaviksi arkistoon tai myöhempään säilytykseen henkilöstöpalveluun, asioiden arvon selvitys tehdään tapausten arkkikohtaisen tarkastelun menetelmällä. Tapausten arvoa ei saa tutkia pelkästään niiden otsikoiden perusteella.

Henkilöstöpalvelussa olevien tiedostojen arvon selvittämisessä tulee kiinnittää erityistä huomiota tiedostoihin, joiden säilytysaika on pysyvä ja pitkä (yli 10 vuotta), sillä nämä ovat ne tiedostot, jotka siirretään organisaation arkistoon. Henkilöstöpalvelutiedostoja, joilla on tilapäinen (enintään 10 vuotta) säilytysaika, ei siirretä arkistoon, ne säilytetään henkilöstöpalvelussa ja säilytysajan päätyttyä tuhoutuvat vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.

Tapausten rekisteröinti henkilöstöpalveluun

Tapausten rekisteröinnin suorittavat henkilöstöpalvelun työntekijät organisaation arkiston metodologisen avun avulla.

HR-palvelu on velvollinen toimittamaan tiedostot arkistoon täydellisinä.

Tapausten rekisteröinti henkilöstöpalveluun pysyvän ja pitkäaikaisen (yli 10 vuoden) säilytysajan sisällä sisältää seuraavat toiminnot:

• kotelon kannen suunnittelu, tarvittavien täsmennysten tekeminen kotelon kannen yksityiskohtiin;
• tiedostojen arkistointi tai sidonta;
• arkkien numerointi tiedostossa;
• tapauksen todistavan asiakirjan laatiminen;
• laatia tarvittaessa sisäinen luettelo tapausasiakirjoista.

Kotelot, joissa on väliaikainen (enintään 10 vuotta) säilytysaika:

• ei päärretty;
• koteloarkkeja ei ole numeroitu ja ne säilytetään kansioissa;
• sisäistä inventaariota ja tapausta todistavaa asiakirjaa ei laadita, eikä asian asiakirjoja järjestetä uudelleen.

Asiakirjojen kansiin tehdään vuoden lopussa seuraavat selvennykset (esimerkki tiedostojen kannen suunnittelusta on liitteessä 1):

• kun organisaation tai jaoston nimeä muutetaan, uusia nimiä lisätään;
• lisätiedot merkitään tapauksen otsikkoon (ilmoitetaan määräysten numerot, pöytäkirjat jne.);
• Kotelon arkkien lukumäärä ilmoitetaan.

Asiakirjat arkistoidaan neljällä tapilla kovaan pahvikanteen tai sidottuna ottaen huomioon mahdollisuus lukea vapaasti kaikkien asiakirjojen tekstit, päivämäärät, viisumit ja päätöslauselmat. Kun tiedostoja valmistellaan arkistointia (sidontaa) varten, asiakirjoista poistetaan metalliset kiinnikkeet (neulat, paperiliittimet).

Jokaisen tapauksen lopussa arkistoidaan tyhjät lomakkeet todistuslomaketta varten ja asian alussa tarvittaessa tyhjät lomakkeet tapausasiakirjojen sisäiseen luetteloon.

Turvallisuuden takaamiseksi ja tiedostoon sisältyvien asiakirjojen järjestyksen vahvistamiseksi kaikki sen arkit, paitsi todistuslomakkeet ja sisäinen inventaario, on numeroitu laajennetussa muodossa arabialaisin numeroin bruttonumeroin oikeassa yläkulmassa, ilman koskettamalla asiakirjojen tekstiä mustalla graafisella kynällä tai numerolla. Musteen ja värikynän käyttö arkkien numerointiin on kielletty. Asiakirjojen sisäisen luettelon sivut on numeroitu erikseen.

Useasta niteestä tai osasta koostuvat kotelo-arkit on numeroitu jokaiselle osalle tai osalle erikseen.

Tapauksessa olevien arkkien lukumäärän huomioon ottamiseksi ja niiden numeroinnin erityispiirteiden kirjaamiseksi laaditaan todentava asiakirja (ks. liite 2).

Asiaa todistavan asiakirjan allekirjoittaa sen laatija, josta käy ilmi allekirjoitusotte, asema ja laatimispäivämäärä.

Kaikki myöhemmät muutokset tapauksen kokoonpanossa ja tilassa (vauriot, alkuperäisten asiakirjojen korvaaminen jäljennöksillä, uusien asiakirjojen lisääminen jne.) merkitään tapausta todistavaan asiakirjaan viitaten asiaankuuluvaan säädökseen.

Tiettyjen tapausluokkien asiakirjojen tallentamiseksi, joilla on pysyvä ja pitkäaikainen (yli 10 vuotta) säilytysaika, laaditaan sisäinen luettelo tapausasiakirjoista.

Sisäinen inventaario kootaan erilliselle lomakkeelle vahvistetun lomakkeen mukaisesti (ks. liite 3).

Asian sisäisestä inventoinnista laaditaan loppupöytäkirja, jossa ilmoitetaan numeroin ja sanoin siihen sisältyvien asiakirjojen lukumäärä ja sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä.

Sisäisen inventaarion allekirjoittaa sen laatija, josta käy ilmi allekirjoitusotte, luettelon paikka ja laatimispäivämäärä.

Jos asia on sidottu tai jätetty ilman sisäistä asiakirjaluettelolomaketta, määrättyyn muotoon laadittu luettelo liimataan kotelon etukannen sisäpuolelle.

Tiedostojen kuvaus ja tuhoaminen henkilöstöpalvelussa

Kaikista pysyvistä ja pitkäaikaisista (yli 10 vuotta) säilytysjaksoista HR-palvelun arkistonhallinnassa laaditaan tiedostoluettelo (katso liite 4).

Henkilöstöä koskevat asiakirjat on jaettu erityisryhmään, systematisoitu erikseen ja sisällytetty erilliseen luetteloon.

Henkilöstöä koskevien asiakirjojen rekisteröinti- ja kirjanpitolomakkeet (kirjat, sisäänpääsy-, siirto-, irtisanomismääräyskirjat, henkilökortit, henkilökohtaiset tiedostot, sopimukset, sopimukset jne.) sisältyvät henkilöstöasiakirjojen luetteloon.

Henkilöasiakirjat, jos ne on siirretty organisaatiosta toiseen henkilöstön siirron yhteydessä, sisältyvät ne vastaanottaneen organisaation asiakirja- (arkisto)rahastoon.

Irtisanottujen henkilötiedostoista voidaan tehdä erillinen luettelo.

Henkilöstöasiat on pääsääntöisesti systematisoitu kronologisesti. Suurten organisaatioiden, joissa on paljon työntekijää, arkistoissa voidaan käyttää rakenteellis-kronologista henkilötietojen systematisoinnin periaatetta.

Henkilöstöasiat systematisoidaan kunkin vuoden sisällä tärkeysasteen mukaan - palvelukseenottomääräykset (oppilaitokseen jne.), siirto, irtisanominen (oppilaitoksen valmistuminen jne.), henkilökohtaiset tilit, luettelot, kirjanpito kirjaa henkilöstöasiakirjoja, muita rekisteröinti- ja kirjanpitoasiakirjoja, henkilötiedostoja, henkilökortteja.

Irtisanottujen henkilötiedostot ja henkilökortit viittaavat irtisanomisvuoteen ja ne on systematisoitu kunkin ryhmän sisällä sukunimien aakkosten mukaan.

Selvitys henkilöstöpalvelun asioista toimitetaan arkistoon vuoden kuluttua toimistotyön asioiden päättymisestä.

Vastuu henkilöstöpalvelun asioiden inventoinnin oikea-aikaisesta ja laadukkaasta laatimisesta on sen päällä.

Ennen tapausten otsikoiden kirjaamista luetteloon tarkastetaan tapausten muodostamisen ja rekisteröinnin laatu, luetteloon sisältyvien tapausten lukumäärän vastaavuus vireillä olevien tapausten määrään henkilöstöpalvelun tapausnimikkeistön mukaisesti.

Tapauksia tarkasteltaessa tarkistetaan: asian otsikon vastaavuus asian asiakirjojen sisällön kanssa; toteutuksen oikeellisuus ja tapaukseen sisältyvien asiakirjojen ryhmittely; asian jättämisen tai sitomisen laatu; tapauslehtien oikea numerointi; tapauksen sisäinen luettelo, jos se on tarpeen, ja sen oikeellisuus; kotelon kannen oikeellisuus; tapauksen todistuslomakkeen olemassaolo ja oikeellisuus. Jos havaitaan tapausten muodostamista ja täytäntöönpanoa koskevien vahvistettujen sääntöjen rikkomista, ne on poistettava.

Henkilöstöpalveluasioiden inventaariota laadittaessa on huomioitava seuraavat vaatimukset:

• Jokainen tapaus kirjataan luetteloon erillisellä sarjanumerolla. Jos kotelo koostuu useista osista, jokainen tilavuus (osa) kirjataan luetteloon itsenäisellä numerolla;
• arkisto vahvistaa inventaarion tapausten systematisoinnin ja inventaarionumeron antamisen henkilöstöpalvelulle;
• inventaariosarakkeet täytetään tiukasti kotelon kannessa olevien tietojen mukaisesti;
• kun luetteloon lisätään peräkkäisiä tapauksia samoilla otsikoilla, ensimmäisen tapauksen otsikko kirjoitetaan kokonaisuudessaan ja kaikki muut vastaavat tapaukset merkitään sanoilla "sama", kun taas muut tapauksista tiedot kirjataan luetteloon kokonaisuudessaan (jokaisella luettelon uudella arkilla otsikko toistetaan kokonaisuudessaan);
• "Huomautus" -luettelosarakkeeseen merkitään asioiden fyysisen tilan erityispiirteet, asioiden siirto organisaation muille rakenneyksiköille, kopioiden saatavuus jne.

Inventoinnin lopussa viimeisen kuvailevan artikkelin jälkeen tehdään lopullinen merkintä, joka ilmoittaa (numeroin ja sanoin) luetteloon lueteltujen tapausten lukumäärän, luettelon tapausten ensimmäisen ja viimeisen numeron sekä myös määrittää luettelossa olevien tapausten numeroinnin yksityiskohdat (kirjaimilla olevat tapausnumerot ja puuttuvat numerot).

Henkilöstöpalveluasioiden inventaarion laatija allekirjoittaa asemansa, sovitaan organisaation toimistopalvelupäällikön kanssa ja hyväksyy HR-palvelun johtaja.

Asiakirjojen valinta vastaavalle hävittämisajalle ja lain laatiminen niiden hävittämiseksi määräyksestä tehdään sen jälkeen, kun pysyvän säilytystilan koonnelmaluettelon vuosiluvut on laadittu samalle ajanjaksolle. Määritellyt inventaariot ja toimet käsitellään järjestön EY:n kokouksessa samanaikaisesti. Organisaation EY:n hyväksymät säädökset hyväksyy organisaation johtaja vasta sen jälkeen, kun valtion arkistolaitoksen asianomaisen laitoksen asiantuntijatarkastuskomissio (EPC) on hyväksynyt pysyvien säilytystapausten luettelot; tämän jälkeen organisaatiolla on oikeus tuhota näihin lakeihin sisältyvät tiedostot.

Tapaukset sisällytetään hävittämislakiin, jos niille säädetty säilytysaika on päättynyt sen vuoden tammikuun 1. päivään mennessä, jona laki on laadittu. Esimerkiksi vuonna 1996 valmistuneet tiedostot, joiden säilytysaika on kolme vuotta, voidaan sisällyttää lakiin, joka laaditaan aikaisintaan 1.1.2000 viiden vuoden säilytysajalla.- aikaisintaan 1.1.2002

Laki asiakirjojen luovuttamisesta hävitettäväksi laaditaan pääsääntöisesti koko organisaation asioille. Jos laissa mainitaan usean rakennejaon asiat, niin kunkin rakennejaon nimi merkitään ennen tämän jaoston tapausten otsikkoryhmää. Hävitettäväksi valittujen vastaavien tapausten otsikot sisältyvät säädökseen yhteisen otsikon alle, joka osoittaa tähän ryhmään kuuluvien tapausten lukumäärän.

Organisaatio ei toiminnassaan luo valtion varastoon siirrettäviä asiakirjoja, laatii säädökset säilytettäväksi kuulumattomien asiakirjojen hävittämiseksi ja tuhoaa näihin lakeihin sisältyvät asiakirjat niiden säilytysaikojen umpeutumisesta vasta sen jälkeen, kun konsolidoiduista tapausluetteloista on laadittu vuosittaiset osiot henkilöstöstä asianomaiselle ajanjaksolle ja ne on hyväksytty organisaation johtajalta.

Organisaatiolla on velvollisuus kuvata järjestelmällisesti henkilöstöä koskevat asiakirjat, varmistaa heidän turvallisuus ja kirjanpito.

Tiedostojen turvallisuuden varmistaminen ja tiedostojen siirtäminen organisaation arkistoon

Asiakirjat säilytetään perustamishetkestä arkistoon siirtoon asti siinä paikassa, jossa ne on muodostettu tiedostoiksi, ts. henkilöstöpalvelussa.

Henkilöstöpalvelun päällikkö ja dokumentoinnista vastaavat työntekijät varmistavat asiakirjojen ja tiedostojen turvallisuuden.

Tiedostot sijaitsevat työhuoneissa tai erityisesti tähän tarkoitukseen varatuissa tiloissa pystysuorassa lukitussa kaapissa ja pöydissä, mikä varmistaa asiakirjojen täydellisen turvallisuuden.

Asiakirjojen haun tehostamiseksi laatikot järjestetään asianimikkeistön mukaisesti, josta kopio sijoitetaan kaapin oveen sisäpuolelle. Nimikkeistön mukaiset kotelonumerot on merkitty kotelon kansien selkään. Asiakirjojen tallentaminen sopimattomille pöytäkoneille on kielletty.

Tapausten myöntäminen ulkopuolisille organisaatioille tapahtuu organisaation johtajan luvalla. Annetulle tapaukselle luodaan korvaava tapauskortti tai kuitti.

Asiakirjojen poistaminen tiedostoista, joilla on pysyvä säilytysaika, on poikkeustapauksissa sallittu ja se suoritetaan organisaation johtajan luvalla jättämällä asiakirjan oikeaksi todistettu kopio ja alkuperäisen takavarikointitoimi.

Henkilöstötiedostot siirretään arkistoon. Niiden siirto tapahtuu vain varastojen mukaan.

Väliaikaista (enintään 10 vuotta) säilytystä ei pääsääntöisesti siirretä arkistoon, ja ne säilytetään henkilöstöpalvelussa, ja säilytysajan päätyttyä ne tuhotaan säädetyllä tavalla. Ne voidaan siirtää arkistoon vain poikkeustapauksissa organisaation johtajan päätöksellä. Niiden siirto voidaan suorittaa tapausnimikkeistön mukaisesti.

Jokaisen tapauksen vastaanottaa arkiston päällikkö (erikoistyöntekijä) (arkistosta vastaava henkilö) henkilöstöpalvelutyöntekijän läsnä ollessa. Tässä tapauksessa luettelon molempiin kopioihin tehdään huomautus kanteen olemassaolosta jokaista siihen sisältyvää tapausta vastaan.

Jokaisen luettelokappaleen lopussa on arkistoon otettujen asioiden lukumäärä, puuttuvien asioiden määrä, asioiden vastaanottamis- ja siirtopäivä sekä arkiston työntekijän ja luovuttajan allekirjoitukset. tapaukset on merkitty numeroilla ja sanoilla.

KUTEN. Krasavin, Ph.D. ist. Tieteet, johtava tutkija VNIIDADissa

RF:n MAATALOUSMINISTERIÖ

NOVOSIBIRSKIN VALTION MAATALOUSYLIOPISTO

Kirjeenvaihto-opinnot

Valtio- ja kuntahallinnon osasto

Kestävän kehityksen osasto sekä maaseutualueiden tiedotus- ja konsultointituki

ABSTRAKTI

Kuri:

"Johdon toiminnan dokumentointi"

Aihe:

"Asioiden valmistelu ja menettely tapausten siirtämiseksi arkistoon jatkosäilytystä varten"

Esitetty):

2. vuoden opiskelija, 1. ryhmä

Kafanova A.I.

Koodi U08050

Tarkastettu: Shipilina T.M

Novosibirsk 2009

Johdanto 3

1. Tiedostojen valmistelu myöhempää tallennusta varten 5

2. Asiakirjojen arvon tarkastus 5

3. Tapauksen rekisteröinti 8

4. Koteloiden kannen suunnittelu 13

5. Tapausten arkistoluetteloiden laatiminen ja rekisteröiminen 15

6. Tapausten toimittaminen arkistoon 17

Johtopäätös 19

Viitteet 20

Sovellukset

Johdanto

Tietojen tallennusjärjestelmä alkoi muotoutua samanaikaisesti liiketoiminnan kirjoitusjärjestelmän muodostumisen kanssa.
Ensimmäisten asiakirjojen syntyessä ilmaantui myös näiden asiakirjojen säilyttämisen tehtävä. 16. heinäkuuta 1712 on erityinen päivämäärä arkistoasioiden historiassa, joka liittyy asetukseen ensimmäisen arkiston perustamisesta osavaltioon hallituksen senaatin tapauksista ja "tuomioista". XVIII - XIX vuosisatojen aikana. Historiallisten arkistojen määrä kasvoi, etsittiin paras järjestelmä niiden systematisointiin - arkistoja luotiin, yhdistettiin, siirrettiin ja toisinaan likvidoitiin.

Ensimmäinen maininta tallennettujen asiakirjojen tarkoituksellisesta keräämisestä juontaa juurensa vuodelta 1829, jolloin Nikolai 1 jätti päätöslauselman "Lajittele, mikä on tärkeää viedä, loput voidaan tuhota." Asetus, joka loi perustan Venäjän kansalliselle arkistoasioiden järjestelmälle, annettiin 1.6.1918 "Arkistoasioiden uudelleenjärjestelystä ja keskittämisestä RSFSR:ssä".
Neuvostoliiton romahtamisen jälkeen Itsenäisten valtioiden yhteisön osallistujat tekivät 6. kesäkuuta 1992 entisen Neuvostoliiton arkistojen perintösopimuksen. Hyväksytyn asiakirjan mukaisesti Neuvostoliiton ministerineuvoston alainen pääarkistoosasto lakkasi olemasta, ja kaikki Neuvostoliiton valtion keskusarkistot tulivat Venäjän valtionarkiston järjestelmään.
Toimistotyössä talletetut yritysten asiakirjat joko jätetään pitkäaikaiseen säilytykseen tai säilytetään lyhyen aikaa ja kohdennetaan sitten tuhottavaksi. Tiedostojen tallentamiseksi suurissa laitoksissa, organisaatioissa ja yrityksissä on osastoarkistoja, joita työssään ohjaavat "Venäjän federaation arkistorahastoa koskevat määräykset", "Osastosarkistojen toiminnan perussäännöt" vakioluetteloina säilytysajat osoittavista asiakirjoista, asiantuntijalausuntoa koskevat vakiomääräykset, yrityksen asioiden nimikkeistö. Rakenteeltaan ja henkilöstöltään pienissä yrityksissä ei yleensä ole erityistä yksikköä - osastoarkistoa. Tässä tapauksessa arkistonhoitajan vastuut yhdistää yrityksen sihteeri-referenssi, joka vastaa dokumentaation turvallisuudesta ja sen oikea-aikaisesta toimittamisesta valtionarkistoon. Valtion arkistojen vuorovaikutuksen nykyaikaisten kaupallisten rakenteiden kanssa odotetaan tapahtuvan sopimusperusteisesti. Sopimuksessa määritellään osapuolten velvoitteet: menettely, kokoonpano, määräajat asiakirjojen siirtämiselle pysyvään tai talletussäilytykseen jne. Yritys voi lyhentää asiakirjojen säilytysaikaa osastoarkistossaan ennen niiden siirtämistä valtion varastoon seuraavissa tapauksissa: toiminnan lopettaminen, toiminnan epävakaus, asiakirjojen säilytysolosuhteiden puute tai yrityksen itsensä halu.

Toimistotyö muodostaa koko asiakirjojen käsittelyn ja siirron syklin niiden luomisesta (tai vastaanottamisesta) toteutuksen ja lähettämisen loppuun.

Asiakirjat luovat työmarkkinasuhteita sekä yrityksen sisällä että muiden organisaatioiden kanssa ja toimivat usein kirjallisena todisteena siviili-, välimies- ja välimiestuomioistuimissa käsiteltävissä omaisuus-, työ- ja muissa riita-asioissa.

1. Tiedostojen valmistelu myöhempää tallennusta varten

Asiakirjojen käsittelyn viimeinen vaihe nykyisessä toimistotyössä on tiedostojen käsittely niiden myöhempää säilytystä ja käyttöä varten.

Rakennetoimialoilla dokumentit ovat operatiivisessa työssä vielä vuoden kuluvan vuoden päättymisen jälkeen. Tänä aikana heihin otetaan usein yhteyttä tiedon saamiseksi, ja työ valmistuu uuden kalenterivuoden alussa. Tämän ajanjakson jälkeen tapaukset on käsiteltävä pitkäaikaista varastointia varten. Pysyvän ja väliaikaisen (yli 10 vuoden) säilytyksen tapaukset luovutetaan laitoksen arkistoon, jos sellainen on, tai (pienessä yrityksessä) ne siirretään toiseen arkistoon. Esimerkiksi vuoden 1995 tapaukset on käsiteltävä vuonna 1997.

Säilytettävät kotelot valmistetaan tiukasti arkistolaitosten kehittämien vaatimusten mukaisesti, jotka on esitetty osastoarkiston toiminnan perussäännöissä ja valtion asiakirjanhallintajärjestelmässä.

Asiakirjojen valmistelu pitkäaikaista säilytystä varten sisältää:

· Asiakirjojen arvon tutkiminen;

· Tapausten rekisteröinti;

· Koteloiden kansien suunnittelu;

· inventaarioiden laatiminen;

· Tiedostojen lähettäminen organisaation arkistoon.

2. Asiakirjojen arvon tutkiminen

Asiakirjan arvon tutkiminen on asiakirjojen tutkimista niiden arvon kriteerien perusteella, jotta voidaan määrittää asiakirjojen säilytysaika ja valita ne pysyvästi säilytettäväksi.

Asiakirjojen arvon tutkimus organisaatiossa suoritetaan:

Toimistotyössä - tapausluetteloita laadittaessa, tapauksia laadittaessa ja valmisteltaessa tapauksia siirrettäväksi arkistoon;

Arkistossa - valmistellaan tiedostojen siirtoa pysyvään säilytykseen.

Asiakirjojen arvon tarkastus suoritetaan seuraavin perustein:

Venäjän federaation nykyinen lainsäädäntö ja säädökset arkistoasioista ja dokumentaation tuesta hallinnolle;

Asiakirjojen vakio- ja osastojen luettelot, joissa ilmoitetaan niiden säilytysajat, tiedostojen vakio- ja likimääräiset nimikkeistöt;

Liittovaltion arkistoviraston (Rosarkhiv) ja Venäjän federaation muodostavien yksiköiden arkistonhallintaelinten sääntely- ja metodologiset asiakirjat arkistoasioiden alalla.

Asiakirjojen arvon tarkastuksen suorittavat vuosittain Johdon dokumentoinnin tukipalvelun (DOU) työntekijät yhdessä organisaation keskusasiantuntijatoimikunnan (CEC) tai asiantuntijatoimikunnan (EC) kanssa organisaation arkiston metodologisen ohjauksen mukaisesti.

Rakennejaon asiakirjojen arvoa tutkittaessa tehdään seuraavaa:

Pysyvien ja väliaikaisten (yli 10 vuotta) säilytystapausten valinta siirrettäväksi organisaation arkistoon;

Rakenneyksiköissä säilytettävien tilapäisten säilytysaikojen valinta;

Valinta hävitettäväksi aikaisempien vuosien tiedostot, joiden säilytysaika on umpeutunut.

Samalla tarkistetaan organisaation tiedostojen nimikkeistön laatu ja täydellisyys sekä tiedostojen säilytysaikojen määrittämisen oikeellisuus.

Pysyvästi ja väliaikaisesti (yli 10 vuotta) säilytettävien asiakirjojen valinta suoritetaan arkistokohtaisella tarkastuksella. Samalla ei saa valita säilytykseen ja hävittämiseen tarkoitettuja asiakirjoja pelkästään tapausten otsikoiden perusteella.

Tapaukset, joissa on merkintä "EPC", tarkistetaan arkilta, jotta voidaan tunnistaa ja eristää niiden kokoonpanoasiakirjat, jotka on säilytettävä pysyvästi. ”EPK”-merkityt laatikot, jotka sisältävät pysyvän säilytyksen asiakirjoja, uudistetaan. Koostumuksestaan ​​erotetut pysyvän säilytyksen asiakirjat liitetään homogeenisiin koteloihin tai rekisteröidään itsenäisiksi tapauksiksi.

Loput väliaikaisesti säilytettävät asiakirjat sisältävien tiedostojen säilytysajat määräytyvät asiakirjaluettelon mukaan, josta käy ilmi niiden säilytysajat, tai organisaation tiedostojen nimikkeistön mukaan. Vasta muodostettujen asioiden arkistointi suoritetaan vasta asiakirjojen arvon tarkastuksen jälkeen.

Sähköisten asiakirjojen valmistelu organisaation arkistoon siirrettäväksi koostuu seuraavista vaiheista:

Arkistoon siirrettävien tietovälineiden fyysisen kunnon tarkistaminen;

Elektronisten asiakirjojen tallentaminen tietokonemedialle;

Tallennuksen laadun tarkistaminen;

Sähköisten asiakirjojen kuvaus;

Arkistokoodien sijoittaminen säilytysyksiköihin (koteloihin) pysyvän säilytyksen ja henkilöstön sähköisten asiakirjojen arkistoluettelon (inventaariot) mukaisesti;

Mukana olevien asiakirjojen sarjan laatiminen.

Sähköisten asiakirjojen mukana seuraavien asiakirjojen on oltava riittävät niiden turvallisuuden ja käytön varmistamiseksi. Se heijastaa seuraavia tietoja:

Asiakirjan nimi,

sen luomispäivä,

Sisällön ominaisuudet (abstrakti),

sähköisessä muodossa,

Fyysinen ja looginen rakenne (tietokantoihin, verkkosivustoihin jne.),

Asiakirjan volyymi (tietokantojen osalta myös tietueiden lukumäärä).

Organisaation asiakirjojen arvotutkimuksen tulosten perusteella organisaation arkiston työntekijät laativat yhteenvetoluettelot pysyvästä, tilapäisestä (yli 10 vuotta) säilytyksestä ja henkilöstöasiakirjoista sekä säädökset tiedostojen hävittämisen kohdentamisesta. joita ei säilytetä (tällaisten asiakirjojen lomakkeet on annettu Rosarkhivin hallituksen 6. helmikuuta 2002 tekemällä päätöksellä hyväksyttyjen organisaatioarkiston toiminnan perussääntöjen liitteissä 1, 2, 3 ja 4 ).

Määritellyt inventaariot ja asiakirjat käsitellään organisaation keskusasiantuntijatoimikunnan (asiantuntijatoimikunnan) kokouksessa samanaikaisesti. Keskusasiantuntijatoimikunnan (asiantuntijatoimikunnan) hyväksymät teot ja inventaariot hyväksyy organisaation johtaja vasta sen jälkeen, kun arkistolaitoksen asiantuntijatarkastuslautakunta on hyväksynyt pysyvien säilytystapausten inventaariot. Tämän jälkeen organisaatiolla on oikeus tuhota näihin lakeihin sisältyvät tiedostot.

3. Asian rekisteröinti

Tiedoston rekisteröinti – tiedoston valmistelu säilytystä varten vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.

Tapausten rekisteröinnin suorittavat organisaation organisaation dokumentaation tukipalvelun (DOU) tai muiden rakenneyksiköiden työntekijät, joiden tehtäviin kuuluu tiedostojen perustaminen ja muodostaminen, metodologisella avustuksella ja organisaation arkiston valvonnassa.

Säilytysajasta riippuen tapaukset rekisteröidään kokonaan tai osittain. Pysyvän, tilapäisen (yli 10 vuoden) varastoinnin ja henkilöstökirjanpidon tapaukset rekisteröidään täydellisesti. Tässä tapauksessa tapausten täydellinen rekisteröinti edellyttää:

Tiedostojen arkistointi tai sidonta;

Tapausarkkien numerointi;

Todistuslomakkeen laatiminen;

Tarvittaessa sisäisen asiakirjaluettelon laatiminen;

Tarvittavien täsmennysten tekeminen tapauksen kannen yksityiskohtiin (organisaation nimen selvennys, tapauksen rekisteröintihakemisto, tapauksen määräajat, asian nimi).

Tilapäisvarastointi (enintään 10 vuotta mukaan lukien) edellyttää osittaista rekisteröintiä, ja seuraavat asiat ovat sallittuja:

Älä systematisoi asiakirjoja asiassa,

Älä numeroi kotelon arkkeja,

Älä kirjoita todistuksia.

Asiaa rekisteröitäessä asian muodostavat asiakirjat ovat 4:llä rei'itettynä kovaan pahvikanteen tai sidottu, ottaen huomioon vapaan lukemisen mahdollisuuden kaikkien asiakirjojen tekstit, päivämäärät, viisumit ja niihin liittyvät päätökset. Kun tiedostoja valmistellaan arkistointia (sidontaa) varten, asiakirjoista poistetaan metalliset kiinnikkeet (neulat, paperiliittimet).

Pysyvät tiedostot, jotka koostuvat erittäin arvokkaista asiakirjoista tai ei-muotoisista asiakirjoista, säilytetään suljetuissa, jäykissä, kolmiläppäisissä kansioissa, joissa on kiristysnyörillä tai laatikoissa.

Jos arkistossa on noutamattomia henkilöasiakirjoja (henkilökortit, työasiakirjat, sotilastodistukset), ne laitetaan kirjekuoreen, joka arkistoidaan arkistoon. Jos tällaisia ​​asiakirjoja on paljon, viimeksi mainitut poistetaan tiedostoista ja niistä laaditaan erillinen luettelo.

Jokaisen tapauksen lopussa arkistoidaan tyhjä lomake todistuslomakkeesta ja tapauksen alussa (erityisen arvokkaiden asiakirjojen tallentamiseksi) - lomake tapauksen asiakirjojen sisäiseen luetteloon.

Turvallisuuden takaamiseksi ja tiedostoon sisältyvien asiakirjojen järjestyksen vahvistamiseksi kaikki tämän tiedoston arkit on numeroitu arabialaisilla numeroilla bruttonumeroinnilla arkin oikeassa yläkulmassa yksinkertaisella kynällä tai numeroinnilla. Asiakirjojen sisäisen luettelon sivut on numeroitu erikseen.

Tapausarkkeja numeroitaessa on noudatettava seuraavia sääntöjä:

Useista niteistä tai osista koostuvat kotelo-arkit on numeroitu kullekin osalle tai jokaiselle osalle erikseen;

Valokuvat, piirustukset, kaaviot ja muut havainnollistavat asiakirjat, jotka edustavat tiedostossa olevaa itsenäistä arkkia, on numeroitu arkin yläreunan kääntöpuolelle;

Taitettu arkki (A3-, A2-koko) avataan ja numeroidaan arkin ylämarginaalin oikealle puolelle. Tässä tapauksessa minkä tahansa muotoinen arkki, joka on yhdestä reunasta päärretty, numeroidaan yhdeksi arkiksi; keskeltä taitettu ja päärretty arkki on ommeltava uudelleen ja numeroitava yhdeksi arkiksi;

Arkki, jossa on tukevasti liimattuja asiakirjoja (valokuvia, leikkeitä, otteita jne.), on numeroitu yhdeksi arkiksi. Jos asiakirjaan on liimattu muita asiakirjoja yhdestä reunasta (tekstilisäkkeet, käännökset, leikkeet jne.), jokainen dokumentti numeroidaan erikseen;

Kirjekuoret, joissa on koteloon arkistoidut liitteet, on numeroitu siten, että itse kirjekuori numeroidaan ensin ja sitten kukin kirjekuoren liite seuraavalla numerolla.

Arkistoon omilla arkkinumeroilla varustetut asiakirjat (mukaan lukien painetut julkaisut) voidaan numeroida yleiseen järjestykseen tai säilyttää oman numerointinsa, jos se vastaa tiedostossa olevien arkkien järjestystä;

Jos tapausarkkien numeroinnissa havaitaan suuri määrä virheitä, ne numeroidaan uudelleen. Arkkeja numeroitaessa vanhat numerot yliviivataan ja sen viereen asetetaan uusi arkin numero, uusi todistuslomake laaditaan, kun taas vanha todistuslomake yliviivataan, mutta jää jäljelle. tiedosto;

Jos tiedostojen arkkien numeroinnissa on yksittäisiä virheitä, kun organisaation arkisto valmistelee niitä siirrettäväksi valtiovarastoon, on valtioarkiston suostumuksella sallittua käyttää kirjaimia arkkinumeroita.

Asian lopussa olevien arkkien lukumäärän huomioon ottamiseksi laaditaan todistuslomake erilliselle arkille. Kirjoissa todistuslomake laaditaan viimeisen tyhjän arkin kääntöpuolelle ja korttitiedostoissa erilliselle korttimuotoiselle tyhjälle arkille.

Asiaa todistava asiakirja on laadittu määrättyyn muotoon, joka on Rosarkhivin hallituksen 6.2.2002 tekemällä päätöksellä hyväksytyn organisaatioarkiston toiminnan perussäännön liitteessä 9.

Asian todistuslomakkeessa on numeroin ja sanoin tapauksen numeroitujen arkkien lukumäärä, sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä, täsmennetään tapausnumeroiden numeroinnin yksityiskohdat (kirjaimien tapausnumeroiden esiintyminen, puuttuvat numerot, arkkien numerot liimatuilla valokuvilla, suurikokoisten arkkien lukumäärällä, liitteineen kirjekuorilla ja arkkien sisällä olevien lähetysten lukumäärällä) ja osoittaa myös, että tiedostossa on painettuja kopioita esitteistä ja niissä olevien arkkien lukumäärä, jos niitä ei ole merkitty tiedoston yleiseen bruttonumerointiin.

Asian todistavan asiakirjan allekirjoittaa sen laatija. Kaikki myöhemmät muutokset tapauksen kokoonpanossa ja tilassa (vauriot, alkuperäisten asiakirjojen vaihtaminen) on merkitty todistuslomakkeeseen viittaamalla asiaankuuluvaan säädökseen. Todistuslomakkeen asettaminen kotelon kanteen tai viimeisen asiakirjan tyhjälle takapuolelle on kielletty. Jos kotelo arkistoidaan tai sidotaan ilman todistuslomaketta, se liimataan arkin yläosan taakse kotelon sisäkanteen.

Tallentaa pysyvän ja tilapäisen (yli 10 vuotta) säilytyksen asiakirjoja, joiden tallentaminen johtuu tämän dokumentaation erityispiirteistä (erityisesti arvokkaat, henkilökohtaiset, oikeudelliset, tutkintatapaukset jne.), sekä tallentaa tapauksia pysyvästä ja väliaikainen (yli 10 vuotta) varastointi , muotoiltu asiakirjatyyppien mukaan, joiden otsikot eivät paljasta asiakirjan erityistä sisältöä, laaditaan sisäinen luettelo tapausasiakirjoista - kirjanpitoasiakirja, joka sisältää luettelon tapausasiakirjoista, joista käy ilmi asiakirjojen sarjanumerot, niiden hakemistot, nimet, päivämäärät, arkkien numerot.

Asian sisäinen inventointi kootaan erilliselle arkille Organisaatioarkiston toiminnan perussääntöjen liitteessä 10 olevan lomakkeen mukaisesti. Sisäistä inventaariota laadittaessa siihen syötetään tiedot tapausasiakirjojen sarjanumeroista, niiden hakemistoista, päivämääristä, otsikoista ja tapauksen arkkinumeroista. Sisäisestä inventoinnista laaditaan loppupöytäkirja, jossa ilmoitetaan numeroin ja sanoin siihen sisältyvien asiakirjojen lukumäärä ja sisäisen inventaarion arkkien lukumäärä.

Sisäisen inventaarion allekirjoittaa sen laatija. Jos asia on sidottu tai jätetty ilman sisäistä asiakirjaluettelolomaketta, määrättyyn muotoon laadittu luettelo liimataan kotelon etukannen sisäpuolelle.

Muutokset tapausasiakirjojen koostumuksessa (peruuttamiset, asiakirjojen sisällyttäminen, korvaaminen kopioilla jne.) näkyvät sisäisen luettelon "Huomautuksia"-sarakkeessa, jossa on linkit asiaankuuluviin säädöksiin. Tarvittaessa laaditaan uusi loppukirjaus sisäiseen inventaarioon ja tapauksesta todistus.

4. Kotelon kannen suunnittelu

Tapaus katsotaan avatuksi sen jälkeen, kun se on sisällytetty ensimmäisen suoritetun asiakirjan tallennuskansioon. Samalla piirretään avatun kotelon kansi.

Kotelon kannessa on seuraavat tiedot:

organisaation nimi;

Sen organisaation rakenneyksikön nimi, jossa se muodostettiin;

Tapaushakemisto tapausnimikkeistön mukaan;

Asian otsikko;

Tiedoston säilyvyysaika tai merkintä "Säilytä pysyvästi" (siirretty tiedostoluettelosta).

Pysyvien säilytystiedostojen kannessa on tilaa sen valtion arkiston nimelle, johon organisaation tiedostot hyväksytään, valtion arkiston ja organisaation koodien nimeämiselle.

Kun organisaation (rakenneyksikön) nimi muuttuu asiakirjojen kattaman ajanjakson aikana tai kun asia siirretään toiselle organisaatiolle (toiselle rakenneyksikölle), ilmoitetaan tämän organisaation tai oikeusseuraajan organisaation uusi nimi kotelon kansi ja suluissa organisaation (rakenneyksikön) edellinen nimi.

Asian kannen nimi on siirretty organisaation tapausten nimikkeistöstä, joka on sovittu asianomaisen arkistolaitoksen asiantuntijalautakunnan kanssa. Otsikkoon liitetään tarvittaessa selvennyksiä (tilausten numerot, pöytäkirjat jne.). Tapauksissa, joissa asia koostuu useasta osasta (osista), tapauksen yleinen otsikko ja kunkin osan (osan) nimi sijoitetaan kunkin osan (osan) kanteen. Asiakirjojen jäljennöksiä sisältävien asioiden otsikoissa ei mainita asiakirjan aitoutta.

Kun tapaus on valmis, sen kannessa on seuraavat tiedot:

Arkkien lukumäärä tiedostossa;

Asiakirjojen ensimmäisen ja viimeisen päivämäärän päivämäärä tai viimeiset päivämäärät;

Kotelon arkistokoodi ensin lyijykynällä ja luetteloiden hyväksymisen jälkeen musteella.

Vaatimukset kotelon kansille pitkiä termejä varastointi on perustettu GOST 17914-72:lla.

5. Arkistoluetteloiden laatiminen ja toteuttaminen

Organisaation arkiston valmistumisen varmistamiseksi tehdään arkistoinventaariot kaikista vakituisista, tilapäisistä (yli 10 vuotta) varastointitapauksista ja toimistotyössä suoritettujen arvojen kokeen läpäisseistä henkilöistä. Arkistoinventaari (jäljempänä luettelo) on arkistotietokirja, joka sisältää järjestelmällisen luettelon arkistorahaston, kokoelman säilytysyksiköistä ja on tarkoitettu niiden tallentamiseen ja sisällön julkistamiseen.

Inventaarit kootaan erikseen:

Pysyviin varastointiin;

Tilapäisen (yli 10 vuoden) varastoinnin tapaukset;

Henkilöstöasiat;

Tapaukset, jotka koostuvat vain tiettyä organisaatiota koskevista asiakirjoista (oikeudelliset, tutkintatapaukset, aiheita koskevat tieteelliset raportit jne.).

Erillinen luettelo on luettelo tapauksista, joissa on itsenäinen brutto (järjestys) numerointi.

Organisaatiossa kussakin rakenneyksikössä inventoinnit tehdään vuosittain organisaation arkiston suoran metodologisen ohjauksen alaisena. Näiden inventaarioiden perusteella asiakirjat siirretään arkistoon. Rakennetoimialojen laatimat inventaariot toimivat pohjana järjestön toiminnasta laaditun koonnelmaluettelon laatimiselle, jonka arkisto laatii ja jonka mukaan se toimittaa tiedostot pysyvästi säilytettäväksi.

Rakennejaostojen asioiden selvitykset kootaan vahvistetun lomakkeen mukaisesti kolmena kappaleena ja toimitetaan järjestön arkistoon vuoden kuluttua toimistotyön asioiden päättymisestä. Rakenteellisten osastojen asioiden luettelon muoto on esitetty Rosarkhivin hallituksen 6.2.2002 tekemällä päätöksellä hyväksytyn järjestöarkiston toiminnan perussääntöjen liitteessä 12.

Rakenneyksikön asialuettelon kuvaava artikkeli sisältää seuraavat elementit:

Kotelon sarjanumero (tilavuus, osa) inventaarion mukaan;

Tiedostohakemisto (tilavuus, osa);

Tapauksen nimi (osa, osa), joka vastaa täysin kotelon kannessa olevaa otsikkoa;

Tapauksen päivämäärät (määrät, osat);

Arkkien lukumäärä kotelossa (tilavuus, osa);

Asian säilytysaika.

Rakenneyksikön asioita laadittaessa seuraavat vaatimukset täyttyvät:

Tapausten nimet kirjataan luetteloon hyväksytyn tapausnimikkeistöön perustuvan systematisointisuunnitelman mukaisesti;

Jokainen kotelo merkitään luetteloon erillisellä sarjanumerolla (jos kotelo koostuu useista osista tai osista, jokainen osa tai osa merkitään luetteloon erillisellä numerolla);

Luettelossa olevien tapausten numerointijärjestys on brutto useiden vuosien ajan;

Menettely numeroiden antamiseksi rakenneyksiköiden inventaarioille sovitaan organisaation arkiston kanssa;

Varastosarakkeet täytetään tiukasti kotelon kannessa olevien tietojen mukaisesti;

Kun luetteloon syötetään peräkkäisiä tapauksia, joissa on sama otsikko, ensimmäisen tapauksen otsikko kirjoitetaan kokonaisuudessaan ja kaikki muut vastaavat tapaukset merkitään sanoilla "sama", kun taas muut tapauksista tiedot kirjataan luetteloon kokonaisuudessaan (jokaisella luettelon uudella arkilla otsikko toistetaan kokonaisuudessaan);

Varastosarakkeeseen ”Muistiinpanot” tehdään muistiinpanoja asioiden vastaanottamisesta, fyysisen kunnon ominaisuuksista, asioiden siirtämisestä muille rakenneyksiköille vaadittavaan toimeen viitaten, kopioiden saatavuudesta jne.

Luettelon lopussa viimeisen kuvailevan artikkelin jälkeen täytetään lopullinen tietue, joka ilmoittaa (numeroin ja sanoin) tapausten lukumäärän, tapausluettelon tapausten ensimmäisen ja viimeisen numeron sekä täsmentää luettelossa olevien tapausten numeroinnin yksityiskohdat (kirjaimien ja puuttuvien numeroiden esiintyminen).

Rakenneyksikön asialuettelon laatija allekirjoittaa asemansa ja hyväksyy rakenneyksikön johtaja. Organisaation arkiston pyynnöstä inventaarioon voidaan koota sisällysluettelo, lyhenneluettelo ja hakemistot.

Rakennejaostojen asioiden inventaarioiden perusteella laaditaan vuosittainen osio yhdistyksen asioiden konsolidoidusta inventaariosta, jonka laatiminen uskotaan organisaation arkiston tehtäväksi asianomaisen arkistolaitoksen suoran metodologisen ohjauksen alaisena. Konsolidoidun inventaarion vuosiosan laatimis- ja käsittelymenettely on kuvattu kohdassa 3.7. Organisaatioiden arkiston toiminnan perussäännöt.

6. Asian toimittaminen arkistoon

Asiakirjojen toimittaminen rakenteellisilta osastoilta oppilaitoksen arkistoon, jos sellainen on, tapahtuu arkiston laatiman, rakennejaostojen päälliköiden kanssa sovitun ja laitoksen johtajan hyväksymän aikataulun mukaan. Tämä työ on suoritettava vuosittain. Pysyvästi säilyvät, yli 10 vuoden säilytysajat ja henkilöstöasiakirjat hyväksytään arkistoon inventaarioiden mukaan.

Asiat ottaa vastaan ​​osastoarkiston työntekijä rakenneyksikön työntekijän läsnä ollessa. Tässä tapauksessa kunkin tapauksen luettelon molemmissa kopioissa tehdään merkintä sen läsnäolosta. Kun kaikki luettelon mukaiset tapaukset on vastaanotettu, jokaisen luettelokappaleen lopussa tehdään todistus, jossa ilmoitetaan numeroin ja sanoin arkistoon siirrettyjen tapausten todellinen lukumäärä ja mahdollisten puuttuvien asioiden määrä. Todistusmerkinnän alle on merkitty asioiden hyväksymis- ja siirtopäivä sekä sen suorittaneiden henkilöiden allekirjoitukset.

Inventaariolla tarkistetut tiedostot valitaan ja sidotaan enintään 20 cm paksuiksi arkistonipuiksi. Asiat toimittavat osastoarkistoon rakennejaostojen työntekijät. Toimistot siirtävät tiedostojen ohella rekisteri- ja valvontatiedostot osaston arkistoon sisällyttäen ne luetteloon.

Tilapäisvarastointiasiat (enintään 10 vuotta) siirretään osastoarkistoon tapausnimikkeistön mukaisesti. Koska monissa laitoksissa arkistoissa ei ole riittävästi tilaa, "osastoarkiston perussäännöt" mahdollistavat näiden tiedostojen säilyttämisen "keskitetyssä arkistointipalvelussa tai rakenneyksiköissä" niiden säilytysajan päättymiseen asti, jonka jälkeen ne tuhottava määrätyllä tavalla.

Vakiintuneessa järjestyksessä pysyvästi säilytettävät asiat siirretään osastoilta valtionarkistoon.

Johtopäätös

Asiakirjojen käsittelyssä tulee olla niin vakiintunut järjestys (asiakirjavirta), ettei se häiritse työntekijöitä yrityksen tärkeimmistä tuotantotavoitteista.

Ei ole väliä millä tasolla paperityöt suoritetaan: perinteisellä tavalla vai nykyaikaisella sähköisten asiakirjojen vaihdolla - joka tapauksessa dokumentointi ja työskentely asiakirjojen kanssa suoritetaan vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.

määräyksiä

1. GOST R 51141-98. Kirjanpito ja arkistointi. Termit ja määritelmät. - Tulla sisään. 1999-01-01. – M.: Gosstandart of Russia: Standards Publishing House, 1998. – Kohta 72.
2. GOST R 51141-98. Kirjanpito ja arkistointi. Termit ja määritelmät. - Tulla sisään. 1999-01-01. – M.: Gosstandart of Russia: Publishing House of Standards, 1998. – Kohta 123.
3. Järjestöjen arkiston toiminnan perussäännöt, hyväksytty Rosarkhivin hallituksen päätöksellä 6.2.2002 - Kohta 2.1.
4. Organisaatioiden arkiston toiminnan perussäännöt, hyväksytty Rosarkhivin hallituksen päätöksellä 6.2.2002 - Kohta 2.2.

5. Järjestöjen arkiston toiminnan perussäännöt, hyväksytty Rosarkhivin hallituksen päätöksellä 6.2.2002 - Kohta 3.5.

6. Järjestöjen arkiston toiminnan perussäännöt, hyväksytty Rosarkhivin hallituksen päätöksellä 6.2.2002 - § 3.6

7. Järjestöjen arkiston toiminnan perussäännöt, hyväksytty Rosarkhivin hallituksen päätöksellä 6.2.2002 - Kohta 3.7.

8. "Venäjän federaation arkistorahastoa ja arkistoja koskevan Venäjän federaation lainsäädännön perusteet." - M.: Venäjän valtionarkistopalvelu, 1993, art. 6.
9. . "Venäjän federaation arkistorahastoa ja arkistoja koskevan Venäjän federaation lainsäädännön perusteet." - M.: Venäjän valtionarkistopalvelu, 1993, 13 artikla.

Opetus- ja metodologinen kirjallisuus

10. Andreeva V.I. Toimistojohtaminen: Käytännön opas / 9. painos, korjattu ja laajennettu. – M.: JSC “Business School “Intel-Sintez” yhdessä LLC “Henkilöstöjohtamislehti”, 2003 kanssa.

11. Toimistotyö: Oppikirja yliopistoille / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A.; muokannut TV. Kuznetsova. – M.: UNITY – DANA, 2001.

13. Asiakirjatyön organisointi: Oppikirja / Toim. prof. V.A. Kudrjaeva. – 2. painos, tarkistettu. ja ylimääräisiä – M.: INFRA-M, 2002. 592 s.
14. http://www.termika.ru

Rosarkhivin hallituksen päätöksellä 6.2.2002 hyväksytty järjestöjen arkiston toiminnan perussäännöt - 3.5.

Tuolla. – Kohta 3.5.

Tuolla. – Kohta 3.5.

Rosarkhivin hallituksen päätöksellä 6. helmikuuta 2002 hyväksytyt järjestöjen arkiston toiminnan perussäännöt - Kohta 3.7.

Tuolla. – Kohta 3.7.

Tuolla. – Kohta 3.7.

Tuolla. – Kohta 3.7.

Tuolla. – Kohta 3.7.

Toimialat siirtävät asiakirjat organisaation arkistoon erityistä inventaariota käyttäen. Itse asiassa se edustaa hyväksymistä ja välittämistä, mutta sillä on erityinen muoto. Artikkelissa selvitetään, mistä se löytyy, kuinka mukauttaa ja hyväksyä se.

AINEETTOMUUS TÄYTETÄÄN SÄÄNTÖJEN MUKAISESTI

Venäjän federaation arkistorahaston asiakirjojen ja muiden arkistoasiakirjojen säilytyksen, hankinnan, kirjanpidon ja käytön järjestämistä koskevat säännöt valtion elimissä, paikallisissa viranomaisissa ja organisaatioissa (jäljempänä säilytyksen, hankinnan, kirjanpidon ja kirjanpidon järjestämistä koskevat säännöt). asiakirjojen käyttö) puhua asiakirjojen siirtämisestä säilytettäväksi arkistoorganisaatiolle seuraavasti:

Yllä olevasta fragmentista voimme tehdä seuraavat johtopäätökset:

1. Asiakirjojen varastoinnin, hankinnan, kirjaamisen ja käytön järjestämiseksi on olemassa säännöillä hyväksytty toimitusluettelolomake - Liite 23 (paperiasiakirjat) ja Liite 24 (sähköiset tiedostot).

2. Pysyvälle ja tilapäiselle (yli 10 vuoden) varastointiajalle laaditaan erilliset inventaariot. Henkilöstötiedostot sisältyvät tilapäisten (yli 10 vuotta) säilytystapausten luetteloon. Kolmas inventaario kootaan lyhyemmän säilytysajan tapauksille, mutta myös siirretään arkistoon. Sama pätee sähköisiin asiakirjoihin: eri säilytysaikojen tapauksista laaditaan erilliset inventaariot.

Varastolomake

Tarkastellaanpa esimerkkiä täytetystä inventaariolomakkeesta asiakirjojen siirtoa varten (paperilla) (esimerkki 1).

Menettely tapausten siirtämiseksi arkistoon tai asiakirjojen tuhoamiseen.

5.1. Pysyvän, tilapäisen (yli 10 vuotta) säilytyksen tapaukset ja henkilöstöasiakirjat siirretään organisaation arkistoon. Niiden siirto tapahtuu vain inventaarioiden mukaan (tämän menettelyn 4 §).

5.2. Toimistotyönä valmistetut tapaukset pysyvää, tilapäistä (yli 10 vuotta) säilytystä ja henkilöstöä varten sen kalenterivuoden päättymisen jälkeen, jolloin ne avattiin, rekisteröidään tämän menettelyn mukaisesti ja siirretään organisaation arkistoon. seuraavan vuoden aikana, mutta viimeistään 2 vuoden kuluttua toimistotyönsä päättymisestä.

5.3. Tiedostojen siirto organisaation arkistoon tapahtuu arkiston laatiman, arkistoon asiakirjoja siirtävien rakenneyksiköiden päälliköiden kanssa sovitun ja organisaation johtajan hyväksymän aikataulun mukaisesti.

5.4. Sinä aikana, kun rakenneyksikkö valmistellaan asiakirjoja siirrettäväksi organisaation arkistoon, arkiston työntekijä tarkistaa ensin niiden muodostamisen, toteutuksen oikeellisuuden ja luetteloon sisältyvien tapausten lukumäärän vastaavuuden asetuksen mukaisesti avattujen asioiden lukumäärän kanssa. organisaation tiedostojen nimikkeistö. Rakenneyksikön toimistotyön työntekijät ovat velvollisia poistamaan kaikki tarkastuksessa havaitut puutteet tapausten muodostamisessa ja kirjaamisessa. Jos tapausten puute havaitaan, laaditaan todistus.

5.5. Jokaisen tapauksen vastaanottaa arkistovastaava (erikoistyöntekijä) rakenneyksikön arkistointipalvelun työntekijän läsnä ollessa. Tässä tapauksessa luettelon molempiin kopioihin tehdään huomautus kanteen olemassaolosta jokaista siihen sisältyvää tapausta vastaan. Jokaisen luettelokappaleen lopussa arkistoon otettujen asioiden lukumäärä, puuttuvien asioiden määrä, asioiden vastaanottamis- ja siirtopäivä sekä arkistosta vastaavan henkilön (arkiston työntekijä) allekirjoitukset ) ja tapaukset siirtänyt henkilö on merkitty numeroin ja sanoin.

5.6. Asiakirjat, joiden säilytysaika on enintään 10 vuotta mukaan lukien, säilytetään arkistopalvelussa, ja säilytysajan päätyttyä ne siirretään arkistoon hävitettäväksi säädetyllä tavalla.

5.7. Organisaation osaston purkamisen tai uudelleenorganisoinnin yhteydessä arkistointipalvelun työntekijä 2 kuukauden kuluessa jaoston purkamisesta tai uudelleenjärjestelystä muodostaa kaikki saatavilla olevat asiakirjat tiedostoiksi, laatii tiedostot ja siirtää ne arkistoon säilytysajasta riippumatta.

U Asiakirjojen tuhoaminen on olennainen osa arkiston työtä. Samanaikaisesti on mahdotonta tuhota asiakirjoja ilman asiakirjojen arvon tarkastusta. Samalla arkiston säännöt suosittelevat, että yksi työntekijä ei edes pienissä organisaatioissa saa tutkia asiakirjojen arvoa yksin, sillä se voi johtaa negatiivisiin seurauksiin: asiakirjat voivat tuhoutua ennen säilytysajan umpeutumista. Siksi on perustettava asiantuntijalautakunta suorittamaan tarkastusta.

Kuka tulisi sisällyttää komissioon vahvistamaan asiakirjojen tuhoaminen yksittäiselle yrittäjälle, jolla ei ole työntekijöitä? Katso vastaus verkkosivuiltamme

Hävitettäväksi osoitettujen asiakirjojen täydellisen arvioinnin suorittamiseksi on suositeltavaa sisällyttää asiantuntijatoimikuntaan seuraavat työntekijät:

· organisaation johdon edustaja;

· arkistonhoitaja;

· organisaation pääkirjanpitäjä;

· organisaation henkilöstöpalvelun edustaja;

· organisaation oikeudellisen palvelun edustaja;

· dokumentaation tukipalvelun työntekijä tai organisaation sihteeri.

Asiantuntijatoimikunnan kokoonpano hyväksytään yrityksen johtajan määräyksellä. Organisaatio voi perustaa pysyvän asiantuntijatoimikunnan, mutta se voidaan perustaa myös vuosittain. Asiantuntijatoimikunta (EY) toteaa asiakirjojen säilytysajan umpeen, laatii lain asiakirjojen hävittämiseksi antamisesta ja sen (laki) mukaisesti valmistelee asiakirjat hävitettäväksi

VENÄJÄN GLAVGOSEKSPERTIZA

TILAUS
asioiden muodostaminen, valmistelu ja siirtäminen arkistoon

Moskova

Tiedostojen valmistelu ja siirto arkistoon tapahtuu tämän menettelyn mukaisesti, joka on kehitetty liittovaltion arkistoasioita koskevan lainsäädännön, Venäjän liittovaltion arkistopalvelun määräysten, hallinnon dokumentointitukea koskevien normatiivisten ja metodologisten asiakirjojen mukaisesti (GOST R 6.30). -97 "Yhdistetyt dokumentointijärjestelmät Asiakirjojen laatimista koskevat vaatimukset", GOST R 51141-98 "Työskentely ja arkistointi", Osaston arkiston toiminnan perussäännöt.

1. TAPAUSTEN MUODOSTAMINEN

1.1. Perusvaatimukset tapausten muodostamiselle

1.1.1. Tapausten muodostaminen on toteutettujen asiakirjojen ryhmittelyä asioihin tapausnimikkeistön mukaisesti. Tapaukset kokoavat dokumentaation tukipalvelun työntekijät, jotka vastaavat organisaation rakenteellisten yksiköiden toimistotyöstä. Tapausten muodostaminen tapahtuu organisaation arkiston suorassa metodologisessa ohjauksessa. 1.1.2. Tapauksia luotaessa on noudatettava seuraavia perusvaatimuksia: - arkistoida vain rekisteröidyt, suoritetut ja suoritetut asiakirjat tapaukseen GOST R 6.30-97 "Yhdistetyt dokumentointijärjestelmät" vaatimusten mukaisesti. Organisatorisen ja hallinnollisen dokumentaation yhtenäinen järjestelmä. Asiakirjojen laatimista koskevat vaatimukset" ja muut toimistotyötä koskevat määräykset; - sisällyttää tapaukseen asiakirjat, jotka vastaavat otsikoiltaan tapausten nimikkeistöä ottaen huomioon sisällön, tyypin ja säilyvyysajan; - ryhmitellä tiedostoon toimistotyöllä valmistuneet asiakirjat yhdestä kalenterivuodesta, lukuun ottamatta siirrettäviä tapauksia ja henkilötiedostoja, jotka muodostuvat koko asiantuntijan työskentelyn ajan organisaatiossa; - pysyvän ja väliaikaisen säilytysajan asiakirjat on ryhmiteltävä erillisiin tiedostoihin; - sisällyttää tiedostoon yksi kopio kustakin asiakirjasta; - tiedostossa saa olla enintään 250 arkkia, sen paksuus ei saa ylittää 4 cm; - arkistoihin on kiellettyä sisällyttää luonnoksia, käsinkirjoitettuja, rekisteröimättömiä, toteuttamattomia, allekirjoittamattomia ja palautettavia asiakirjoja. Asiakirjat tulee järjestää niin, että niiden sisältö kattaa johdonmukaisesti tietyt asiat. Tässä tapauksessa asiakirjat järjestetään kronologisessa järjestyksessä (saapuvat - vastaanottopäivän mukaan, lähtevät - lähtöpäivän mukaan). Asiakirjojen liitteet, riippumatta niiden hyväksymis- tai valmistelupäivästä, liitetään asiakirjoihin, joita ne koskevat.

1.2. Erilaisten asiakirjojen ryhmittely

1.2.1. Pöytäkirjat, määräykset, ohjeet, päätökset ja muut organisaation organisatoriset ja hallinnolliset asiakirjat on ryhmitelty tapauksiin tyypin ja kronologian mukaan liittyvien sovellusten kanssa tapausnimikkeistön mukaisesti. 1.2.2. Ydintoimintojen tilaukset ryhmitellään erikseen henkilöstötilauksista. 1.2.3. Hallintoasiakirjoilla hyväksytyt määräykset ja ohjeet ovat niiden liitteitä ja ne muodostetaan yhdessä määriteltyjen asiakirjojen kanssa. Jos ne hyväksytään itsenäiseksi asiakirjaksi, ne ryhmitellään itsenäisiin tapauksiin. 1.2.4. Kokousten pöytäkirjat ovat tiedostoissa kronologisessa järjestyksessä. 1.2.5. Raportit ja suunnitelmat arkistoidaan sen vuoden arkistoon, jota ne koskevat, riippumatta niiden vastaanotto- tai laatimispäivästä (esimerkiksi: organisaation vuosikertomus (tase), organisaation ja teknisen toiminnan suunnitelmat, julkaisut ja tekniset tiedot organisaation koulutus, organisaation ja rakennejaostojen työsuunnitelmat jne.). 1.2.6. Työntekijöiden henkilökohtaiset tilit ja irtisanottujen henkilötiedostot on ryhmitelty erillisiin tiedostoihin ja järjestetty aakkosjärjestykseen. 1.2.7. Kirjeenvaihto ministeriöiden, osastojen, järjestöjen kanssa sekä kirjeenvaihto kansalaisten ehdotuksista, lausunnoista ja valituksista tallennetaan tiedostoihin vastausten valmistelupäivämäärän mukaisesti, kun taas vastausasiakirja sijoitetaan pyyntöasiakirjan taakse. Kun tiettyä asiaa koskevaa edellisenä vuonna alkanutta kirjeenvaihtoa jatketaan, asiakirjat sisällytetään kuluvan vuoden arkistoon, josta käy ilmi kopiot edellisen vuoden tapauksen hakemistoon annetusta vastauksesta. 1.2.8. Kansalaisten ehdotukset, lausunnot ja valitukset järjestöjen työstä sekä kaikki niiden käsittelyyn ja toimeenpanoon tarkoitetut asiakirjat on ryhmitelty erilleen kansalaisten henkilökohtaisia ​​​​asioita koskevista lausunnoista.

2. TAPAUSTEN REKISTERÖINTI

2.1. Perusvaatimukset tapausten jättämiselle

2.1.1. Tapausten rekisteröinnin suorittavat organisaation johdon dokumentaation tukipalvelun tai muiden rakenteellisten osastojen työntekijät, joiden tehtäviin kuuluu tiedostojen perustaminen ja muodostaminen metodologisella avustuksella ja organisaation arkiston valvonnassa. 2.1.2. Säilytysajasta riippuen tapaukset rekisteröidään kokonaan tai osittain. 2.1.3. Pysyvän säilytyksen, väliaikaisen varastoinnin (yli 10 vuotta) ja henkilöstötiedostot rekisteröidään kokonaisuudessaan. 2.1.4. Tapausten täydellinen rekisteröinti sisältää: - asiakirjojen arkistoinnin tai sitomisen tiedostoiksi (kohta 2.2); - tiedostojen arkkien numerointi (kohta 2.3); - sisäisen luettelon laatiminen tapausasiakirjoista (2.4 kohta); - tapauksen todistavan asiakirjan laatiminen (2.5 kohta); - tarvittavien tietojen syöttäminen tapauksen kannen tietoihin (kohta 2.6). 2.1.5. Väliaikaiset säilytystiedostot (enintään 10 vuotta mukaan lukien) ovat osittaisen rekisteröinnin alaisia. Ne voidaan tallentaa kansioihin, älä systematisoi tiedostossa olevia asiakirjoja uudelleen, älä numeroi arkkeja, eivät luo sisäistä inventaariota ja todistuslomaketta tiedostosta.

2.2. Tiedoston asiakirjojen sitominen (sidonta) (kohtaan 2.1.4)

2.2.1. Asiakirjat arkistoidaan neljällä rei'ityksellä erityiseen kovaan kansioon ottaen huomioon mahdollisuus lukea vapaasti kaikkien asiakirjojen tekstit, päivämäärät, päätöslauselmat jne. Kun tiedostoja valmistellaan arkistointia varten, asiakirjoista poistetaan metallineulat ja paperiliittimet. Tapauksen alussa arkistoidaan tyhjä A4-arkki asiakirjojen eteen. 2.2.2. Työntekijöiden henkilökohtaisia ​​tilejä koskevat tiedostot ovat sitovia.

2.3. Arkkien numerointi tiedostossa (kohta 2.1.4)

2.3.1. Turvallisuuden takaamiseksi ja tapaukseen sisältyvien asiakirjojen järjestyksen vahvistamiseksi, kaikki sen lomakkeet, paitsi tapauksen sisäisen inventaarion lomakkeet, tapauksen todistuslomake ja hallinnolliset lomakkeet asiakirjasarjojen välillä esineiden tarkastelu, on numeroitu arabialaisilla numeroilla oikeassa yläkulmassa, koskematta asiakirjojen tekstiin, musta grafiittikynä. 2.3.2. Valokuvat, piirustukset, kaaviot ja muut erityiset asiakirjat, jotka edustavat tiedoston itsenäistä arkkia, on numeroitu kääntöpuolella vasemmassa yläkulmassa. 2.3.3. Arkki, jossa on tukevasti liimattuja asiakirjoja (leikkeitä, valokuvia jne.), on numeroitu yhdeksi arkiksi. 2.3.4. Taitettu arkki (A2-, A3-koko) avataan ja numeroidaan oikeaan yläkulmaan yhtenä arkina. 2.3.5. Kirjekuoret, joissa on koteloon liitettyjä liitteitä, on numeroitu siten, että kirjekuori numeroidaan ensin ja sitten kukin kirjekuoren liite seuraavalla numerolla. 2.3.6. Arkistoon omilla arkkinumeroilla varustetut asiakirjat (mukaan lukien painetut julkaisut) on numeroitava yleisessä järjestyksessä. 2.3.7. Useasta osasta koostuvat kotelo-arkit on numeroitu jokaiselle osalle erikseen. 2.3.8. Musteen ja värikynän käyttö arkkien numerointiin on kielletty. 2.3.9. Jos tapausten arkkien numeroinnissa on yksittäisiä virheitä, voidaan käyttää kirjaimia arkkinumeroita (esim. 37, 37a, 37b jne.).

2.4. Sisäisen inventaarion laatiminen (kohta 2.1.4)

2.4.1. Pysyvien ja tilapäisten (yli 10 vuotta) säilytysasiakirjojen ja henkilöstöasiakirjojen (75 vuotta) tallentamiseksi laaditaan sisäinen inventaario. 2.4.2. Tarvittaessa, yhteisymmärryksessä arkiston kanssa, tehdään sisäinen luettelo asiakirjoista tiedostoista, joiden säilytysaika on enintään 10 vuotta, mukaan lukien asiakirjat, joissa on merkintä "DSP"; kansalaisten ehdotukset, lausunnot ja valitukset jne. 2.4.3. Sisäinen inventaario laaditaan A4-arkille määrätyssä muodossa (Liite 1), joka sisältää seuraavat tiedot: - arkistossa olevien asiakirjojen sarjanumero; - asiakirjojen otsikko (tiivistelmä); - asiakirjojen päivämäärä; - asiakirjojen hakemisto (rekisterinumero); - niiden asialehtien lukumäärä, joille kukin asiakirja sijaitsee. 2.4.4. Sisäisessä inventaariossa on itsenäinen arkkien numerointi. 2.4.5. Sisäisen inventaarion allekirjoittaa sen laatija, josta käy ilmi asema, allekirjoitusote ja inventaarion laatimispäivämäärä.

2.5. Asian todistavan asiakirjan laatiminen (kohta 2.1.4)

2.5.1. Tapauksen arkkien lukumäärän huomioon ottamiseksi ja niiden numeroinnin erityispiirteiden kirjaamiseksi laaditaan asiakirja, joka todistaa tapauksen. 2.5.2. Asiaa todistava asiakirja laaditaan erilliselle A4-arkille vahvistetun lomakkeen mukaisesti (Liite 2). 2.5.3. Asiaa todistavassa asiakirjassa ilmoitetaan numeroin ja sanoin sisäisen inventaarion numeroitujen arkkien lukumäärä (jos sellaisia ​​on). 2.5.4. Todistuslomakkeessa määritellään seuraavat asiakirjojen numeroinnin piirteet: - kirjelehtien ja puuttuvien numeroiden olemassaolo; - sellaisten arkkien lukumäärä, joissa on korjaamattomia vikoja (revenneet arkit, musteella peittyneet arkit jne.). 2.5.5. Kaikki myöhemmät muutokset tapauksen kokoonpanossa ja tilassa (vauriot, alkuperäisten korvaaminen kopioilla, uusien asiakirjojen lisääminen jne.) merkitään todistuslomakkeeseen viitaten asiaankuuluvaan säädökseen.

2.6. Kotelon kannen suunnittelu pysyvää ja väliaikaista (yli 10 vuotta) varastointia varten (kohta 2.1.4)

2.6.1. Kotelon kansi pysyvää, tilapäistä (yli 10 vuotta) varastointia ja henkilöstöä varten laaditaan liitteen 3 mukaisesti. Tapauksen kannessa on: - organisaation rakenneyksikön ja sen alaisuudessa olevan yksikön nimi; - osaston nimi; - tapauksen (niteen) numero tapauksen nimikkeistön mukaan; - tapauksen nimi; - tapauksen päivämäärä (tapaukseen asetettujen asiakirjojen viimeiset päivämäärät); - arkkien lukumäärä kotelossa; - tiedoston säilytysaika. 2.6.2. Kotelon kansi on piirretty mustalla tai musteella. 2.6.3. Jos organisaation, rakenneyksikön (sen alaisuudessa) tai osaston nimi muuttuu asiakirjojen kattaman ajanjakson aikana, lisätään kanteen organisaation, rakenneyksikön tai osaston uusi nimi, merkitään päivämäärä. , ja edellinen nimi merkitään sulkeisiin. 2.6.4. Kannessa olevan asian nimi on siirretty organisaation tapausten nimikkeistöstä, joka on sovittu arkistoorganisaation Asiantuntijalautakunnan (asiantuntijatoimikunnan) kanssa *. * Liittovaltion arkistopalvelun, Venäjän federaation muodostavien yksiköiden arkistointielimen (vastaava alueellinen tai tasavaltainen arkistoelin) perustaminen 2.6.5. Asiakirjoista jäljennöksiä sisältävien asioiden otsikoissa (määräykset, ylempien organisaatioiden päätökset, ylemmän organisaation kokouspöytäkirjat jne.) ilmoitetaan niiden kopionumero. Asiakirjojen aitoutta ei mainita otsikossa. 2.6.6. Asian käsittelypäivämäärä on merkittävä tapauksen kansiin: - määräyksiä, päätöksiä, pöytäkirjaa sisältävissä asioissa asian käsittelypäivät ovat aikaisimman ja viimeisimmän asiakirjan allekirjoitus- tai hyväksymispäivät; - kirjeenvaihtoa sisältävissä asioissa asian alkamispäivä on ensimmäisen saapuvan tai ensimmäisen lähtevän asiakirjan vastaanottopäivä ja päättymispäivä viimeisimmän saapuvan tai lähtevän asiakirjan päivämäärä; - henkilötiedoston päivämäärä on sen henkilön maahanpääsyä ja erottamista koskevien määräysten allekirjoituspäivä, jolle tiedosto avattiin; - organisaation työntekijöiden henkilökohtaisia ​​tilejä, irtisanottujen työntekijöiden henkilötietoja sekä suunnitelmia ja raportteja sisältävien tapausten päivämäärä on tapauksen avausvuosi. Asiakirjoihin liitettyjä päivämääriä ei oteta huomioon. Jos tapaukseen sisältyy asiakirjoja, joiden päivämäärä ei ole sama kuin asian käsittelypäivämäärä, sarakkeeseen "Asineen päivämäärä" tehdään merkintä: "Asia sisältää asiakirjoja ______ vuodelta." 2.6.7. Kotelon kannen pakollinen vaatimus on ilmoittaa kotelossa olevien arkkien lukumäärä, joka kiinnitetään asiakirjan todistuslomakkeen perusteella (kohta 2.5). 2.6.8. Yksityiskohta "Tapausten säilytysaika" laaditaan organisaation tiedostonimikkeistön mukaisesti. 2.6.9. Kotelon kannen selässä on kotelon nimikkeistön mukainen kotelon indeksi, volyyminumero ja sen muodostusvuosi. 2.6.10. Volyyminumero näytetään vain, jos levyjä on useampi kuin yksi. Tässä tapauksessa suluissa on asemanumeron jälkeen asennettujen taltioiden määrä.

3. ASIAKIRJOJEN NOPEA SÄILYTYS

3.1. Perustamishetkestä lähtien ja siihen asti, kun ne siirretään organisaation arkistoon, organisaation arkistointipalvelun (rakennejaostojen) asiantuntijat säilyttävät tiedostoja niiden muodostumispaikalla. 3.2. Asiakirjojen ja tiedostojen turvallisuudesta vastaavat rakenteellisten osastojen päälliköt ja kirjanpidosta vastaavat organisaation arkistointipalvelun asiantuntijat. 3.3. Tiedostot sijaitsevat työhuoneissa lukituissa kaapeissa, mikä varmistaa niiden täydellisen turvallisuuden, suojaa asiakirjoja pölyltä ja altistumiselta auringonvalo. Asiakirjojen haun tehostamiseksi asiat järjestetään tapausnimikkeistön mukaisesti. Koteloluettelo tai ote siitä on sijoitettu kaapin sisäpuolelle. 3.4. Asiakirjojen väliaikainen poistaminen tiedostoista on sallittua poikkeustapauksissa ja se suoritetaan vain organisaation (rakenneyksikön) toimisto-työpalvelun päällikön luvalla jättäen asiakirjan oikeaksi todistetun jäljennöksen ja merkinnän pakolliseksi. alkuperäisen julkaisemisen syystä. 3.5. Jäljennöksiä organisaation arkistoissa säilytettävistä asiakirjoista luovutetaan ulkopuolisille organisaatioille vain organisaation (rakenneyksikön) toimipisteen johtajan luvalla. 3.6. Sellaisten asiakirjojen tuhoaminen, joilla ei ole tieteellistä ja historiallista arvoa ja jotka ovat menettäneet käytännön merkityksen, suorittaa organisaation arkisto määrätyllä tavalla. Virallisten asiakirjojen luvaton tuhoaminen organisaation rakenneosastoissa on kielletty. 3.7. Organisaation rakenneosastojen asiantuntijat vastaavat vastaanottamiensa asiakirjojen turvallisuudesta ja huolellisesta käsittelystä.

4. TAPAUSLUETTELOJEN LAATTAMINEN JA REKISTERÖINTI

4.1. Varmistaa arkiston valmistuminen kaikille organisaation valmiille tietueille, jotka on toimitettava arkistoon (pysyvän, väliaikaisen (yli 10 vuoden) varastoinnin ja henkilöstön tapaukset), jotka on laadittu GOST R 6.30- vaatimusten mukaisesti. 97 “Yhdistetyt dokumentointijärjestelmät. Organisatorisen ja hallinnollisen dokumentaation yhtenäinen järjestelmä. Asiakirjojen laatimista koskevat vaatimukset" ja muut toimistotyötä koskevat määräykset sekä tämän menettelyn 1 ja 2 §:n mukaisesti laaditaan tapausluettelo (Liite 4). 4.2. Tapausluettelot laaditaan erikseen: - pysyville säilytyslaatikoille; - väliaikaiset tallennustiedostot; - henkilöstöasiat. 4.3. Asialuettelo on luettelo tapauksista, joissa on itsenäinen brutto (järjestys) täydellinen numerointi. Jokainen tapaus (määrä) on merkitty erillisellä sarjanumerolla. 4.4. Organisaatiossa kussakin rakenneyksikössä pysyvät säilytystiedostot inventoidaan vuosittain arkiston suoralla metodologisella ohjauksella. Näiden inventaarioiden perusteella asiakirjat siirretään arkistoon. Rakennetoimialojen tekemät inventaariot toimivat perustana organisaation konsolidoidulle inventaariolle, jonka arkisto laatii ja jonka mukaan se toimittaa tiedostot pysyvään säilytykseen. Tapausluettelot kootaan vahvistetun lomakkeen mukaisesti kahtena kappaleena ja toimitetaan organisaation arkistoon vuoden kuluttua toimistotyön tapausten valmistumisesta. 4.5. Kun luetteloon lisätään useita niteitä yhdestä tapauksesta, ensimmäisen osan nimi kirjoitetaan kokonaisuudessaan ja kaikki muut osat merkitään sanoilla "Sama" + niteen numero. Samanaikaisesti muut tiedot tapauksista kirjataan luetteloon kokonaisuudessaan (tapauksen päivämäärä, arkkien lukumäärä kotelossa, tapauksen säilytysaika). Jokaisella luettelon uudella arkilla otsikko toistetaan kokonaisuudessaan. Jos kotelosta on avattu vain yksi osa, tilavuuden numeroa ei mainita inventaariossa. 4.6. Luettelossa olevat tapaukset on systematisoitu organisaation tapausnimikkeistön mukaisesti. 4.7. Organisaation arkistointipalvelun tapausluettelossa tapausotsikoiden jälkeen on mukana saapuvien ja lähtevien asiakirjojen rekisteröintikortit. 4.8 Inventoinnin lopussa tehdään lopullinen merkintä, joka ilmoittaa numeroin ja sanoin organisaation arkistoon toimitettujen asioiden lukumäärän. 4.9. Tapausluettelot painetaan kahtena kappaleena ja ne allekirjoittavat organisaation johtaja, inventaarion laatija (arkistointipalvelun asiantuntija) ja organisaation arkiston johtaja. 4.10. Yksi kopio inventaariosta siirretään tiedostojen kanssa organisaation arkistoon, toinen kopio jää organisaation arkistointipalvelusta vastaavalle asiantuntijalle. 4.11. "Huomautus"-sarakkeeseen tehdään muistiinpanoja tapausten vastaanottamisesta, niiden fyysisen kunnon erityispiirteistä, kopioiden saatavuudesta jne.

5. ASIOIDEN SIIRTO ORGANISAATIOON ARKISTOSSA

5.1. Pysyvän, tilapäisen (yli 10 vuotta) säilytyksen tapaukset ja henkilöstöasiakirjat siirretään organisaation arkistoon. Niiden siirto tapahtuu vain inventaarioiden mukaan (tämän menettelyn 4 §). 5.2. Toimistotyönä valmistetut tapaukset pysyvää, tilapäistä (yli 10 vuotta) säilytystä ja henkilöstöä varten sen kalenterivuoden päättymisen jälkeen, jolloin ne avattiin, rekisteröidään tämän menettelyn mukaisesti ja siirretään organisaation arkistoon. seuraavan vuoden aikana, mutta viimeistään 2 vuoden kuluttua toimistotyönsä päättymisestä. 5.3. Tiedostojen siirto organisaation arkistoon tapahtuu arkiston laatiman, arkistoon asiakirjoja siirtävien rakenneyksiköiden päälliköiden kanssa sovitun ja organisaation johtajan hyväksymän aikataulun mukaisesti. 5.4 Sinä aikana, kun rakenneyksikkö valmistellaan asiakirjoja siirrettäväksi organisaation arkistoon, arkiston työntekijä tarkistaa ensin niiden muodostamisen, toteutuksen oikeellisuuden ja luetteloon sisältyvien tapausten lukumäärän vastaavuuden asetuksen mukaisesti avattujen asioiden lukumäärän kanssa. organisaation tiedostojen nimikkeistö. Rakenneyksikön toimistotyön työntekijät ovat velvollisia poistamaan kaikki tarkastuksessa havaitut puutteet tapausten muodostamisessa ja kirjaamisessa. Jos tapausten puute havaitaan, laaditaan todistus. 5.5. Jokaisen tapauksen vastaanottaa arkistovastaava (erikoistyöntekijä) rakenneyksikön arkistointipalvelun työntekijän läsnä ollessa. Tässä tapauksessa luettelon molempiin kopioihin tehdään huomautus kanteen olemassaolosta jokaista siihen sisältyvää tapausta vastaan. Jokaisen luettelokappaleen lopussa arkistoon otettujen asioiden lukumäärä, puuttuvien asioiden määrä, asioiden vastaanottamis- ja siirtopäivä sekä arkistosta vastaavan henkilön (arkiston työntekijä) allekirjoitukset ) ja tapaukset siirtänyt henkilö on merkitty numeroin ja sanoin. 5.6. Asiakirjat, joiden säilytysaika on enintään 10 vuotta mukaan lukien, säilytetään arkistopalvelussa, ja säilytysajan päätyttyä ne siirretään arkistoon hävitettäväksi säädetyllä tavalla. 5.7. Organisaation osaston purkamisen tai uudelleenorganisoinnin yhteydessä arkistointipalvelun työntekijä 2 kuukauden kuluessa jaoston purkamisesta tai uudelleenjärjestelystä muodostaa kaikki saatavilla olevat asiakirjat tiedostoiksi, laatii tiedostot ja siirtää ne arkistoon säilytysajasta riippumatta.

6. TYÖSKENTELY SÄHKÖISTEN ASIAKIRJOJEN KANSSA

6.1. Kaikki sähköisillä asiakirjoilla tehdyt toiminnot, kun ne siirretään arkistoon, on dokumentoitava. Sähköinen dokumentti on asiakirja, joka on luotu käyttämällä mediaa ja tallennusmenetelmiä, jotka varmistavat sen tietojen käsittelyn tietokoneella. Organisaation toiminnassa luodut sähköiset asiakirjat siirretään säädetyllä tavalla arkistointiin. Järjestöjen arkistot ottavat vastaan ​​sähköisiä asiakirjoja, huolehtivat niiden turvallisuudesta, tallentamisesta, valinnasta ja käytöstä sekä valmistelusta ja siirtämisestä valtion varastoon. Sekä yksittäisiä asiakirjoja ja niiden kokonaisuuksia, asiakirjakokoelmia sekä asiakirjoja osana organisaatioiden varoja tai yksilöitä- arkiston hankintalähteet, joiden tiedot voidaan tunnistaa. 6.2. Sähköisten asiakirjojen säilytyspaikan määrää organisaation johtaja. Ne voidaan tallentaa organisaation arkistoon tai erikoistuneeseen yksikköön, joka voi sisältää: magneettikirjaston, automatisoidun asiakirjanhallinnan menetelmien ja välineiden käyttöönotto- ja ylläpitopalvelua, teknologista palvelua. 6.3. Vaaditut ehdot Sähköisten asiakirjojen arkistointia ovat: - sähköisten asiakirjojen tallentamiseen, kopioimiseen ja jäljentämiseen tarkoitettujen laitteistojen ja ohjelmistojen läsnäolo arkistossa, niiden uudelleenkirjoittaminen uusiin muotoihin ohjelmistokehityksen yhteydessä, tiedonsiirto viestintäkanavien kautta; - Tietojen saatavuuden varmistaminen vakiintuneille käyttäjäryhmille sekä tietojen suojaaminen luvattomalta käytöltä (asianmukaisia ​​teknisiä keinoja ja oikeudellisia normeja käyttämällä); - Varmistetaan sähköisten asiakirjojen säilytysjärjestelmä, joka estää niiden katoamisen tai vääristymisen. Sähköisten asiakirjojen säilyttämisen varmistamiseen olisi sisällyttävä sähköisten asiakirjojen teknisten välineiden optimaaliset säilytysolosuhteet. Näiden tilojen tekniset parametrit määritetään asianomaisten valtion standardien GOST 28388-89 mukaan. Tietojenkäsittelyjärjestelmä. Asiakirjat magneettisilla tietovälineillä. Toteutus- ja käsittelymenettely; GOST 2.501-88 ESKD. Kirjanpito- ja varastointisäännöt; GOST 19.601-78 ESPD. Monistamista, kirjanpitoa ja varastointia koskevat säännöt; GOST 24.402-80. ACS-standardien yhtenäinen järjestelmä. Kirjanpito, varastointi ja kierto. 6.4 Sähköisten asiakirjojen valinta arkistointiin tapahtuu niiden tarkastelun tuloksena. Päällä alkuvaiheessa sähköisten asiakirjojen tarkastelu, arkisto määrittelee yhdessä arkistointipalvelun tai tietotekniikan toimivuudesta organisaatiossa vastaavan palvelun kanssa luettelon järjestelmistä, aiheista ja projekteista, joiden asiakirjat voivat olla arvokkaita yleisten asiakirjojen mukaisesti. tarkastelukriteerit. Tämä luettelo on perusta sähköisten asiakirjojen varsinaiselle tarkastukselle. Sähköisten asiakirjojen tarkastaminen tapahtuu asiantuntijapalveluiden toimesta yhdessä organisaation perinteisen dokumentaation kanssa; sovelletaan kattavaa yleisten ja erityisten kriteerien järjestelmää. Asiakirjojen tyyppikoostumus selvitetään, niiden sisältö selvitetään, dokumentoidun tiedon elinkaarivaatimukset määritetään ja asiakirjojen teknisestä kunnosta tehdään asiantuntija-arvio. Sähköisten asiakirjojen valinta tehdään "Lista organisaatioiden toiminnassa syntyneistä säilytysaikoja sisältävistä vakioasiakirjoista" ja "Luettelo tietovälineillä olevista asiakirjoista ja automatisoitu tietokanta (ADB) automaattisista tieteellisistä, teknisistä ja tuotantotarkoituksiin. 6.5 Sähköiset asiakirjat vastaanotetaan arkistointiin mukana olevien asiakirjojen kanssa. Sen tulee sisältää seuraavat tiedot: asiakirjan nimi, sen luomispäivämäärä, sisällön ominaisuudet (tiivistelmä), sähköinen muoto, fyysinen ja looginen rakenne (tietokanta (DB), asiakirjan volyymi (tietokanta myös tietueiden lukumäärä) ja sen mukana oleva dokumentaatio muodostavat sähköisen asiakirjan kirjanpitoyksikön osana kirjanpitoyksikköä - tämä on joukko tietovälineitä (magneettinauha, joustava magneettilevy, optinen levy jne.) sähköisestä asiakirjasta ja siihen liittyvästä dokumentaatiosta kopiot säilytysyksikköön ja kirjanpitotietokantaa (luetteloa) ylläpidetään sähköisistä asiakirjoista 6.6 Sähköisten asiakirjojen valmistelu arkistovarastoon siirrettäväksi koostuu seuraavista vaiheista: - tallennus tietovälineille (tarvittaessa uudelleenkirjoitus uusille tietovälineille); - teknisen kunnon tarkastus; - saateasiakirjojen laatiminen (sähköisen asiakirjan saateasiakirjojen tulee olla riittävät varmistamaan sähköisten asiakirjojen turvallisuus ja käyttö); - sähköisten asiakirjojen suora siirto organisaation arkistoon. 6.7. Venäjän federaation arkistorahaston valtion osan sähköisten asiakirjojen väliaikainen arkistointiaika organisaatiossa Venäjän federaation ministerineuvoston ja hallituksen päätöslauselman "Asiakirjojen osastokohtaisen varastoinnin menettelystä ja heidän organisaationsa toimistotyössä” 03.03.93 nro 191 on määrätty 5 vuodeksi. Asiakirjojen siirto valtionvarastoon tapahtuu sopimuksen mukaan valtionarkiston kanssa inventaarion mukaan. Asiakirjat, joilla on väliaikainen säilytysaika, tuhotaan lain mukaisesti sen jälkeen, kun luettelo on hyväksytty määrätyllä tavalla.

Liite 1

SISÄINEN TUOTTO
Asiakirjat

№ ________________

	Asiakirjan otsikko	Dokumentin päivämäärä	Asiakirjahakemisto	Tapausarkkien numerot

Asiakirjojen sisäisen inventaarion otteen laatineen henkilön nimi allekirjoitus allekirjoitus Päiväys

A4-koko (210x297 mm)

Tapausasiakirjojen sisäisen luettelon muoto

Liite 2

TAPAUKSEN VAHVISTUSLEVYN NRO ______

Tiedosto on arkistoitu ja numeroitu _______________ ______________________________________________________ (numeroilla ja sanoilla) arkki(t), mukaan lukien: kirjearkit _______________________________ puuttuvat numerot ___________________________ + _____________________ arkki(t) sisäisestä luettelosta. Todistuslomakkeen laatineen henkilön aseman nimi allekirjoitus allekirjoitus Pvm

A4-koko (210x297 mm)

Tapauksen todistuslomakkeen lomake

Liite 3

______________________________________________________________________

(organisaation rakenneyksikön nimi)

_______________________________________________________________________

(osaston nimi)

Varasto ______ Yksikkö. hr. ______

TAPAUS nro _____

Osa nro _________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Alkoi _____________

Valmis ___________

________________ l.

Säilyy __________ vuotta

Muoto A4 (210x297 mm)

Kotelon kannen muoto

Liite 4

INVESTOINTI
dokumenttimateriaalit _______________________________ varastointi

(pysyvä, väliaikainen)

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(osasto, johto)

Vuodessa

	Tapaushakemistot	Tallennusyksikön (kotelon) otsikot	Deadline päivämäärät	Arkkien lukumäärä	Säilyvyys ja luettelon nimikkeen numero	Huomautus

Lähetetyt yhteensä ___________________________ tapauksia (numerot ja sanat) Osastonjohtaja allekirjoitus allekirjoituskopio Lähettäjä: henkilön aseman nimi, inventaarion laatineen henkilön kopio allekirjoitus allekirjoitus Hyväksynyt: arkiston johtaja allekirjoitus allekirjoituskopio

A4-koko (210x297 mm)

Osastojen inventaariolomake

1. Tapausten muodostaminen. 1 1.1. Perusvaatimukset tapausten muodostamiselle. 1 1.2. Erilaisten asiakirjojen ryhmittely. 2 2. Tapausten rekisteröinti. 2 2.1. Perusvaatimukset tapausten jättämiselle. 2 2.2. Arkistossa olevien asiakirjojen sidonta (sidonta). 3 2.3. Arkkien numerointi tiedostossa. 3 2.4. Sisäisen inventaarion laatiminen. 3 2.5. Asiakirjan laatiminen tapauksen vahvistamiseksi. 4 2.6. Kannen suunnittelu pysyvään ja väliaikaiseen (yli 10 vuoden) varastointiin. 4 3. Asiakirjojen nopea säilytys. 5 4. Tapausluetteloiden laatiminen ja käsittely. 5 5. Tapausten siirto organisaation arkistoon. 6 6. Sähköisten asiakirjojen käsittely. 7 Liite 1 Asiakirjojen sisäisen luettelon muoto. 9 Liite 2 Tapauksen todistuslomakkeen muoto. 9 Liite 3 Kotelon kannen muoto. 9 Liite 4 Osaston asioiden rekisteröintilomake. 10